A vállalati struktúrák kiépítése, a befektetési portfóliók és tulajdonosi viszonyok dokumentálása, a tulajdonlással kapcsolatos kockázatkezelés folyamatosan kihívások elé állítják az üzleti, pénzügyi és jogi szakértőket. Ezért idén úgy bővítettük az InvestCEE LegalTech Consultancy eszköztárát, hogy stratégiai támogatást tudjunk nyújtani a digitális cégcsoport management jogi-üzleti munkafolyamataihoz. A kapcsolódó szakmai háttéranyag (PDF) már letölthető és webináriummal is készülünk október 17-én ugyanebben a témakörben.

Akár a jogászok feladatköréhez, akár egy üzleti területhez tartozik, a cégcsoport üzemeltetését és hatékony működését biztosító kollégák felelősek a tagvállalatok – holding cégek, operatív leányvállalatok, finanszírozó tagvállalatok, fióktelepek, stb. – adatainak pontos koordinálásáért.

Annak érdekében, hogy az érintett jogi, üzleti és pénzügyi vezetőknek segítsünk célzott munkafolyamatokat bevezetni ezen a téren, kidolgoztunk egy 5 lépésből álló digitális stratégiát (PDF) a cégcsoportok tagvállalatainak és a tulajdonosi struktúrák jogi adatainak hatékony kezeléséhez.

Minden szervezetnek megvan a sajátos vállalatirányítási kultúrája, de az átállás az Excel táblázatokról egy teljes cégcsoport adatainak digitális kezelésére gondos tervezést és konkrét gyakorlati megoldásokat igényel.

A vállalati adatok folyamatos frissítése, a gyors és pontos adategyeztetés, a hozzáférési jogosultságok beállítása, illetve az IT biztonság alapvető elvárások egy digitális környezetben.

Az adatalapú cégcsoport irányítás ugyanis lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy:

• egy közös platformon naprakészen tartsák a tagvállalatokkal kapcsolatos összes információt,
• nyomon kövessék az átalakulásokat, felvásárlásokat, pénzügyi tranzakciókat, és
• automatizálják az ismétlődő munkafolyamatokat (pld. iratszerkesztést).

A digitális stratégia 5 pillére

A tagvállalatok különálló működtetéséhez képest egy társaságcsoport kialakítása, fenntartása jelenthet több adminisztrációt, illetve többletköltséget, de az előnyök (pld. adózás terén) a legtöbb esetben meghaladják ezeket a költségeket.

A digitális stratégia elsősorban az adminisztrációs terheket segít mérsékelni a vállalatcsoport egészét tekintve, de a gyors és pontos adatáramlás, az egységes iratkezelés illetve az érintett felekkel való hatékony együttműködés (pld. adatszolgáltatás és ellenőrzés) további előnyöket jelent a vállalati működésben.

Az október 17-én sorra kerülő webinárium keretében részletesen is átbeszéljük a digitális cégcsoport management alábbi 5 lépését, amelyek széles körben alkalmazott nemzetközi gyakorlatra is kitekintenek:

• A tagvállalatok jogi-üzleti információinak rendszerezése egy egységes platformon (a hozzáférési jogosultságok beállításával);
• Adatportál létrehozása az üzleti stakeholderek számára (hatékony adategyeztetés céljából);
• A vállalatcsoport jogi dokumentumainak koordinálása (szerződések, részvénykönyvek, tulajdonosi nyilvántartások, nyilatkozatok stb. kezelése);
• Az ismétlődő adminisztrációs munkafolyamatok automatizálása (pld. szervezeti ábrák és iratminták automatizálása);
• A vállalati jelentések (riporting) adatalapú, gyors és pontos szerkesztése.

Adatbiztonság a digitális cégcsoport irányításban

A vállalatcsoport management együtt jár azzal, hogy a tagvállalatok legértékesebb adataival dolgozunk nap mint nap. Szabályozott üzleti környezetben különösen jelentős feltétel, hogy a munkafolyamatba bevont digitális megoldásoknak is meg kell felelniük az üzleti és személyes adatok biztonságára vonatkozó jogszabályi követelményeknek.

Az IT biztonság garantálása a vállalatcsoportok üzemeltetésében is alapvető minimum, ezért az adatvédelem több funkcióra is támaszkodik egy digitális megoldás esetében:

• Hozzáférési jogosultságok korlátozása felhasználói szerepkörök szerint a szervezeti irányelvek alapján, továbbá privát felhő alkalmazása és titkosítás (mind az adatátvitel, mind pedig a tárolás során);
• ISO 27001 tanúsítvánnyal rendelkező adatközpontok alkalmazása (a megfelelő biztonsági mentések rendszeres elvégzésével);
• Tevékenységi naplók, ellenőrzési nyomvonalak kialakítása és biztosítása az összes elvégzett műveletről (beleértve a múltbeli adatokhoz való hozzáférést is);
• Többfaktoros azonosítás (többféle autentikáció lehetősége a különböző IT integrációkkal), illetve rendszeres hibaelhárítás, behatolás tesztek és sérülékenység vizsgálatok;
• Szolgáltatási szint megállapodások (SLA) az igényelt szintű felhasználói támogatás érdekében.

A vállalatcsoportok jogi-üzleti adatainak biztonságos kezelése a digitális stratégia összes lépését érintik, ezért az október 17-ei webinárium keretében is kiemelt figyelmet fordítunk az IT biztonság szempontjaira, így a résztvevők felkészültebben léphetnek tovább a digitális stratégiájuk megvalósításában – ehhez az ingyenes regisztrációs felület ITT található.