Az automatizált jogi munkafolyamatokról igencsak eltérő vélemények születnek. A jogi szoftverek (legaltech), és különösen a mesterséges intelligencia (AI) gyakorlatba ültetésével kapcsolatos aggodalmak ütköznek az üzleti élet diktálta érdekekkel. Hogyan digitalizáljuk a jogi folyamatokat? Ebben nyújt segítséget az InvestCEE 7 lépésből álló útiterve és digitális szerződéskötésre irányuló workshopja.
A pontosabb, magasabb színvonalú munkavégzés, az iratok és adatok áttekinthetősége, a tájékozott vezetői döntések elősegítése nem innovációs kérdés, hanem a technológia megfelelő alkalmazásának következménye. A digitális átállás során alapvető szempont, hogy a vállalat vagy az ügyvédi iroda milyen szoftveres megoldásokkal tudja támogatni a jogi, illetve üzleti munkafolyamatokat. Milyen megoldások jöhetnek szóba? Mire érdemes gondolni a gyakorlatban? Segítségül készítettük ezt a 7 lépésből álló útitervet!
#1 A legnagyobb kihívást jelentő jogi rutinfeladatok azonosítása
Elsősorban olyan szempontból érdemes átgondolni az ismétlődő jogi munkafolyamatokat, hogy melyik részfeladat okozza a legnagyobb kihívást. Az iratszerkesztés rutinfeladatai? A szerződéskötéssel kapcsolatos adminisztráció? A jogi iratok egyre növekvő halmazának áttekintése? Esetleg a szerződéses adatbázisok kezelése, kereshetősége?
Előfordul, hogy hiába a könyvtárstruktúra, a mappák és almappák bonyolult rendszerében sokszor nehéz megtalálni az iratokat, nyomon követni a módosításaikat. Peres eljárások során a kulcsfontosságú adatok pontos beazonosítása okozhat nehézséget. Olyan területre érdemes szoftvert hívni segítségül, ahol a jogi rutinfeladat ellátása a leginkább erőforrásigényes.
Az ismétlődő, adminisztratív jellegű tennivalók automatizálásával értékes emberi kapacitást szabadíthatunk fel érdemi feladatok teljesítésére.
#2 Teszteljünk a gyakorlatban!
Miután azonosítottuk, hogy milyen rutinfeladatok lassítják a jogi (és esetleg üzleti) folyamatokat, érdemes próbára tenni a legaltech szoftverek hatékonyságát. A hagyományos eljárásokkal akár párhuzamosan is tesztelhetünk egy-egy új megoldást, összehasonlítva az elért eredményeket.
Az igazi innováció a gyakorlatban mutatkozik meg, konkrét teszthelyzetben (szemben a csupán innovációs marketing célt szolgáló kommunikációval).
Teszteljük a gyakorlatban: a jogi munka pontosságát, hatékonyságát hogyan segíthetjük elő technológia segítségével.
A digitális szerződéskötés gyakorlati megoldásairól november 14-én workshopot tart az InvestCEE, partnereivel közös szervezésben. A meetuppal egybekötött workshop célja az, hogy bemutassuk az iratszerkesztésre és digitális szerződéskötésre alkalmas legaltech szoftverek alkalmazását, konkrét gyakorlati példákon keresztül.
#3 Konkrét kérdés és projektcél meghatározása
Minden projekt tervezésekor fontos, hogy minél pontosabban meghatározzuk az elérendő célt. A konkrét kérdés megfogalmazása AI-alapú jogi szoftverek esetében különösen igaz. Az intelligens adatkereső és -elemző szoftverek ugyanis akkor igazán hatékonyak, ha jól körülhatárolt kérdésre keressük a választ.
Projekttől függően, ez a kérdés vonatkozhat valamilyen mennyiségi szempontra (pld. hány szerződésben találunk kizárólagossági rendelkezést, és ezek hol vannak tárolva, de elemezhetünk teljesítési határidőket, kötbéreket is stb.) vagy akár komplex összefüggésekre is rákérdezhetünk egy adathalmazon belül (ok-okozati összefüggések feltárása, bizonyos tényezők hatásának elemzése stb.).
Ez a 3# lépés nyújthatja a legnagyobb megnyugvást a projekt szponzorok számára. Az igazán releváns kérdések megfogalmazása és egy projekt céljának pontos meghatározása kizárólag emberi éleslátáson múlik. Itt van igazán lehetőség megmutatni a szakmai rátermettséget, ellenőrizni a szoftver bevonásával elért eredményeket és kézben tartani a projekt kimenetelét.
Az AI-alapú analitikai megoldásokkal fokozhatjuk a jogi munka hatékonyságát, de nem helyettesíthetjük a felelős ember gondolkodását.
#4 A sikeresség mutatói és azok visszamérése
A pontos cél definiálása mellett a másik fontos feladat annak meghatározása, hogy a tesztelő csapat mit tekint sikeres végeredménynek. Az elvárások optimális kezelése érdekében, a sikeresség mutatóit mindig az adott projektre érdemes szabni, a realitáshoz igazodva.
Jogi munkafolyamatok esetében, sikernek tekinthetjük például
- ha nagyobb iratmennyiséget rövidebb idő alatt tudunk feldolgozni,
- a jogi átvilágítás költségeit bizonyos értékhatáron belül tudjuk tartani,
- esetleg pontosabb, alaposabb munkát tudunk végezni, nagyobb átláthatóságot, betekintést tudunk nyújtani a háttérfolyamatokba, vagy akár jobb együttműködést tudunk teremteni az ügyféllel és/vagy a csapatban stb.
A cél az emberi kapacitás felszabadítása a gépesíthető rutinmunka alól. Az emberi erőforrás érdemi tevékenységekre való átcsoportosítása és a szoftverek megfelelő alkalmazása végső soron magasabb szakmai minőséget kell eredményezzen a jogi osztályon.
Fontos azonban, hogy a lehetetlen elvárásokat ne a szoftver fejlesztőin kérjük számon, tartsuk szem előtt, hogy a technológia csak eszköz a jó vezetők kezében.
Tartsuk a fókuszt: mit lehet (és mit nem) pontosabban, hatékonyabban megoldani technológiával?
#5 A legaltech projekt is csapatmunka
Bár jogi munkafolyamatokra fókuszálunk, az új technológia sikeres alkalmazása a legtöbb esetben nemcsak jogászokat érint. A gyakorlatba ültetéshez változatos szaktudással rendelkező, motivált csapatra lesz szükség. Lehet, hogy alacsonyabb és magasabb beosztásban dolgozó kollégákat, illetve különféle vállalati osztályok (IT, marketing, HR, ügyfélkapcsolatok stb.) képviselőit is érdemes lesz bevonni a sikeres implementáció érdekében.
Becsüljük meg az emberi képességeket: szaktudás és rálátás nélkül mit érnének a szoftverek?
#6 Kérjünk visszajelzést! Egyeztetés az ügyféllel
A jogi munka az ügyfeleink érdekeit szolgálja, amelyek lehetnek akár vállalati (belső) célkitűzések, vagy akár külső megbízói érdekek. A belső vagy külső megbízóink visszajelzései konkrét támpontokat nyújthatnak a folyamatos fejlődéshez, hogy szoftverek segítségével még színvonalasabb munkát végezzünk. Fontos visszajelzés lehet is, ha egy szoftver megkönnyíti vagy elősegíti az ügyfelekkel való kommunikációt, illetve az együttműködést.
Kövessük nyomon, hogy a szakmai színvonalat hogyan befolyásolja a szoftverek alkalmazása.
#7 Ünnepeljük meg a sikert és ötleteljünk tovább!
Ha a tesztelő csapat elérte, vagy esetleg felül is múlta a #4 pontban megfogalmazott sikerességi mutatókat, akkor adjunk helyet az ünneplésnek. Érdemes külön figyelmet szentelni azokra a részletekre, amelyek elárulják, hogy a szakmaiságra milyen (pozitív) kihatással van a szoftverek alkalmazása, valamint felhasználni az elismerő visszajelzéseket arra, hogy más, kapcsolódó területekre is kiterjesszük a tapasztalatokat és intézményes szinten elősegítsük a digitális átállás folyamatát.
Használjuk ki a pozitív kommunikáció erejét, hogy más szakmai területeken is elősegítsük a digitális átállást.
A digitális szerződéskötés gyakorlati megoldásairól november 14-én workshopot tart az InvestCEE, partnereivel közös szervezésben. A meetuppal egybekötött workshop célja az, hogy bemutassuk az iratszerkesztésre és digitális szerződéskötésre alkalmas legaltech szoftverek alkalmazását, konkrét gyakorlati példákon keresztül.